ОФД: все что вы должны знать об операторах фискальных данных

Оператор фискальных данных — посредник между онлайн-кассой и налоговой службой. Именно эта организация принимает от ККТ чеки, БСО и отчеты. ОФД получает информацию через интернет, обрабатывает ее, направляет в ФНС, а потом хранит.

Какие функции у ОФД

  • - Принимает от ККТ чеки, бланки строгой отчетности, отчеты об открытии и закрытии смены и другие фискальные документы.
  • - Проверяет фискальный признак поступивших документов.
  • - Если документ не прошел проверку и оказался поддельным, моментально сообщает об этом в налоговую.
  • - Передает в ФНС все чеки, которые пришли от кассы. Дает налоговой службе доступ к этим чекам в любое время.
  • - Беспрерывно обрабатывает фискальные данные в онлайн-режиме.
  • - Защищает все фискальные данные от взлома. Охраняет сервера, на которых записана вся информация.
  • - Хранит все данные в течение 5 лет.
  • - Дает покупателю возможность увидеть электронный чек и убедиться в законности применения ККТ. Отправляет чеки на e-mail покупателя, если у ККТ нет такой функции.

Как работает ОФД

В онлайн-кассе формируются документы и подписываются с помощью фискального накопителя. Это могут быть:

  • - Чеки и бланки строгой отчетности.
  • - Отчеты об открытии и закрытии смены.
  • - Отчеты о регистрации техники или изменении параметров регистрации.
  • - Чеки коррекции.
  • - Онлайн-касса отправляет фискальные данные ОФД через интернет.
  • - ОФД получает все данные и передает на кассу подтверждение, что он их принял.
  • - Оператор отправляет все данные в налоговую.
  • - ОФД предоставляет покупателю доступ к его электронным чекам.
  • - Все чеки хранятся у ОФД на сервере. В любой момент ФНС может прийти и запросить данные по документам.
  • - После 5 лет хранения, чеки удаляются.

Как защищаются данные во время передачи?

Все документы подписываются фискальным признаком (ФП). Всего их 3 вида.

ФП документа

Им подписываются чеки и прочие документы. Благодаря ему налоговая и покупатели могут увидеть чек и узнать не подделан ли он.

ФП сообщения

Защищает данные, которые передаются от кассы к ОФД через интернет.

ФП оператора

Уникальный признак оператора, который позволяет посмотреть какой именно ОФД обработал чек. Благодаря этому, один оператор не может подделать информацию другого.

Как подключиться к ОФД

Шаг 1. Получаем КЭП

Квалифицированная электронная подпись нужна для того, чтобы регистрировать технику на сайтах ФНС и ОФД. Точно так же как вы подписываете бумажные документы своей подписью, электронные документы подписываются с помощью КЭП. Ее нельзя подделать, и договор, подписанный ею, имеет такую же юридическую силу.

Получить ее можно в удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи.

Вы можете не получать КЭП, но тогда придется ходить в налоговую лично, а договор с ОФД подписывать через представителей организации. Без этой подписи нельзя совершать юридически значимых действий через интернет.

Шаг 2. Регистрируемся в личном кабинете ОФД

При регистрации на сайте, вводим: ИНН, своё имя, электронную почту и номер телефона.

Шаг 3. Подписываем договор

С помощью КЭП подписываем договор. Если у вас нет электронной подписи, узнайте у ОФД, как можно связаться с их агентами, чтобы подписать договор на бумаге. Без этого документа, вы не зарегистрируете кассу в налоговой.

После того как подпишите договор, вы попадете в личный кабинет. Здесь можно подключить новые кассы, но сначала нужно поставить их на учет в налоговую службу.

Шаг 4. Регистрируем кассу в ФНС

Заходим в личный кабинет на сайте nalog.ru. Подаем заявление на регистрацию ККТ. Для этого вам придется заполнить некоторую информацию:

  • Где будет располагаться касса.
  • Модель кассы и ФН.
  • Серийный номер кассы и ФН.
  • Сведения о вашем ОФД.

Если вы пишите заявление на бумаге, то в нем должна содержаться та же информация.

После того как заявление проверят, вам выдадут регистрационный номер ККТ.

Шаг 5. Активируем ФН и получаем регистрационную карточку

В настройках ККТ вводим следующую информацию:

  • Данные ОФД.
  • Ваш ИНН и режим налогообложения.
  • Регистрационный номер ККТ, который вам выдали в налоговой.

Обратите внимание!

Если вы неправильно ввели регистрационный номер ККТ или свой ИНН, то исправить их нельзя. Единственный вариант — покупать новый фискальный накопитель.

После ввода информации, касса напечатает первый документ — отчет о регистрации.

В личном кабинете ФНС введите данные из отчета. Через несколько минут вы получите регистрационную карточку.

Шаг 6. Вводим информацию в личном кабинете ОФД

В отчете о регистрации, который напечатала касса, найдите следующую информацию и введите ее в личном кабинете ОФД:

  • Регистрационный номер, который вам выдали в ФНС.
  • Модель ККТ.
  • Заводской номер ККТ.
  • Заводской номер ФН.

Присвойте каждой кассе собственное название. Оно используется только для того, чтобы вам было удобно ориентироваться в своих ККТ.

Шаг 7. Соглашаемся с заявлением на подключение

Проверьте все ли ваши данные верно написаны и согласитесь на подключение. Чтобы это сделать, снова понадобиться электронная подпись.

Шаг 8. Оплачиваем услуги

Касса начнет сразу передавать информацию оператору фискальных данных. У вас будет 5–10 дней, чтобы оплатить услуги ОФД, иначе вас отключат.

Реестры ККТ, ФН и ОФД: kkt-online.nalog.ru. Вкладка «Реестры».

Когда можно не передавать данные ОФД

Вы находитесь в местности, где отсутствует интернет

В таком случае договор с ОФД не нужен, а касса работает в автономном режиме. Когда срок работы ФН заканчивается, отчеты сдаются в налоговую.

Точный перечень таких местностей будут публиковать на сайтах местных администраций.

В списки не входят населенные пункты, численность которых более 10.000 человек.

Технические неполадки в интернет-соединении

Если интернет-соединение прервалось, ККТ работает в автономном режиме и чеки не передаются ОФД.

Данные записываются в фискальный накопитель. Когда интернет восстанавливают, вся информация передается ОФД.

Но если за 30 дней вы не устранили неполадки, ФН перестает работать.

У вашего ОФД изъяли лицензию

Если вашего ОФД лишили лицензии, касса работает в автономном режиме. Вся информация записывается в ФН, как и при неполадках с интернетом.

Но, в отличие от ситуации с отсутствием интернета, у вас есть 20 дней, чтобы подключиться к новому ОФД, а не 30.

Личный кабинет на сайте ОФД

Подключение новых касс

Если вы регистрируете новую кассу, то все документы можно подписывать в личном кабинете через интернет.

Никуда ходить не нужно.

Выбор тарифов и оплата услуг

В личном кабинете вы можете выбрать тариф, который вам подходит, и сразу его оплатить.

Просмотр всех пробитых чеков

Вы получаете доступ ко всем фискальным документам. Вы можете видеть каждый чек, отчеты об открытии и закрытии смен. Это позволит контролировать сотрудников и следить за их работой.

Изучение статистики и аналитики

В личном кабинете показывается средний чек, выручка и время работы касс. Вся информация в цифрах и графиках.

Вы можете следить за тем, как работает ваш бизнес, находить проблемы и улучшать показатели.

Подключение дополнительных пользователей

Вы можете дать кассиру или бухгалтеру доступ к кабинету, причем с ограниченными правами. Бухгалтер будет видеть только информацию о деньгах, а кассир только о своей кассе.

Кто может стать ОФД

Чтобы стать ОФД, нужно соответствовать ряду требований:

  • Жить на территории России.
  • Получить экспертное заключение о качестве своего оборудования.
  • Получить разрешение на оказание услуг по защите информации.
  • Пройти проверку в ФСБ.
  • Получить разрешение от ФНС.

Если ОФД не выполняет свои обязанности, его лишают лицензии. Тогда его клиентам в 20-дневный срок придется подписать договор с другим оператором.

Как выбрать оператора фискальных данных

Выбирайте ОФД из реестра на сайте ФНС. Остальные организации не имеют права обрабатывать ваши данные.

Средняя цена услуг ОФД 3000 руб/год за одну кассу.

Тарифы разных ОФД могут отличаться условиями или дополнительными возможностями. Некоторые операторы в комплекте со своими услугами выдают фискальные накопители. А кто-то разрешает оплачивать услуги не раз в год, а раз в квартал или даже раз в месяц.

Популярные вопросы об ОФД

Можно подробней узнать о проблемах с интернетом? Что будет, если часто нет связи?

Если интернет пропал, то данные не передаются ОФД, а хранятся в фискальном накопителе. Как только интернет починили, все что хранилось в ФН, отправляется оператору.

Но если у вас слишком часто пропадает связь, то налоговая насторожится и придет с проверкой.

Как сделать резервную ККТ?

Касса работает так: открывается смена — печатаются и отправляются чеки — закрывается смена. Если ОФД получил отчет о закрытии смены, то он знает, что касса не работает и больше не ждет от нее чеков. Данные можно не отправлять хоть месяц, хоть два. Касса, которая отправила отчет о закрытии смены, может быть резервной.

Но если вы открыли смену, потом пропал интернет и данные больше не передаются, то у вас есть 30 дней чтобы восстановить связь.

Как понять, что чек не ушел?

Если чек не ушел, есть проблемы со связью или нет подтверждения от ОФД, касса будет вас постоянно уведомлять об этом.

Еще узнать о том, передаются ли чеки, можно в личном кабинете ОФД. Если вы выдаете чеки покупателям, а в личном кабинете их нет, значит данные не передаются.

Также можно напечатать отчет о текущем состоянии расчетов. В нем будет указано сколько чеков выдано и сколько из них отправлено ОФД.

В какой момент и кто отправляет электронный чек?

Если покупатель оставил свой номер телефона, то касса должна отправить ему по SMS ссылку на чек.

Если покупатель оставил e-mail, то есть два варианта:

  1. Касса отправляет чек на почту, если у нее есть техническая возможность.
  2. Если касса не отправляет чеки на почту, это делает ОФД.

Также покупатель может увидеть электронный чек с помощью мобильного приложения, считав QR-код с бумажного чека.

Что делать если ОФД прекратил работу? Как сменить ОФД?

Если ОФД перестают работать, они обязаны вас проинформировать об этом заранее. После этого касса работает в автономном режиме и чеки не уходят ОФД, а сохраняются в фискальном накопителе. У вас есть 20 дней чтобы подписать договор с новой компанией и передать ей все, накопленные за это время, чеки.

Покупать новый фискальный накопитель не нужно, в нем можно изменить информацию об ОФД. Для этого заново пройдите все этапы регистрации: подпишите договор с ОФД, зарегистрируйте кассу в ФНС, подайте заявление ОФД.