Онлайн-кассы для интернет-магазинов

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса — это касса, которая отправляет информацию о каждой продаже через интернет в налоговую. Для этого внутри установлен фискальный накопитель (ФН). Это чип, который фиксирует информацию о каждой продаже и отправляет в налоговую через посредника — оператора фискальных данных (ОФД). Как только кассир пробивает чек, информация из него уходит в налоговую.

Как получить онлайн-кассу

Можно купить физическую кассу или арендовать облачную.

Физические онлайн-кассы бывают двух типов: стационарные и переносные. Стационарную можно установить в своём офисе или на складе, а переносную — вручить курьеру. На них кассиры выбивают бумажные чеки.

Облачные онлайн-кассы — это физические кассы, которые находятся не у бизнесмена, а в помещении компании-производителя аппаратов. Предприниматель их арендует. После оплаты товара в интернет-магазине облачная касса сама выбивает электронный чек.

Как работать с разными способами оплаты

Клиент платит на сайте через эквайринг: вам подойдет как физическая, так и облачная онлайн-касса.

На физической кассе менеджер пробьёт и отправит электронный чек утром, когда придёт на работу и увидит заявки на сайте. Вы можете приложить к заказу бумажный чек со списком покупок, но это не обязательно. Облачная касса «привязана» к сайту и эквайрингу и после оплаты сама сформирует чек и отправит покупателю на электронную почту или по смс.

Клиент платит курьеру интернет-магазина: каждому курьеру нужна физическая переносная онлайн-касса.

Курьер должен пробить бумажный чек в момент оплаты — нельзя сделать это заранее и вложить в заказ. На случай, если клиент захочет расплатиться картой, у курьера должен быть с собой эквайринг или касса, которая его поддерживает.

Клиент платит курьерской службе, нанятой магазином: вам не нужна онлайн-касса.

Курьерская служба берет всё на себя: принимает оплату, выдаёт чеки и отправляет данные в ОФД. Когда нанимаете курьерскую службу, проследите, чтобы курьеры получили вашу базу товаров. Это нужно, чтобы они указывали в чеке правильную стоимость и название товара.

Компания или предприниматель платит за товар по безналу: вам не нужна онлайн-касса.

Если интернет-магазин торгует только с ИП и компаниями по безналу, проводить оплату через кассу и пробивать чек не нужно.

Как зарегистрировать онлайн-кассу

Чтобы зарегистрировать онлайн-кассу, можно сходить в налоговую или сделать это по интернету — через личный кабинет на сайте налоговой.

В налоговой инспекции. Идите к налоговикам вместе с кассой и заявлением. Чтобы закончить регистрацию, вам нужно будет выбить чек.

Через личный кабинет на сайте налоговой.

Зайдите в личный кабинет на сайте налоговой.
Личный кабинет ИП
Личный кабинет компании

Выберите на главной странице раздел «Учёт контрольно-кассовой техники». Контрольно-кассовая техника (ККТ) — это официальное название онлайн-касс

Нажмите кнопку «Зарегистрировать ККТ» и выберите пункт «заполнить параметры заявления вручную».

Заполните адрес и место установки ККТ. Выберите модель из выпадающего списка или найдите в реестре моделей:

•  заводской номер ККТ — возьмите из паспорта онлайн-кассы;
•  модель ФН;
•  срок использования.

Укажите, как будете использовать ККТ

Нажмите кнопку «Просмотреть» и проверьте, правильно ли указали данные. Нажмите кнопку «Подписать и отправить». На экране появится список отправленных заявлений и отчёт о регистрации.

Заполните в кассе данные фискального признака документа (ФПД) из отчёта о регистрации ККТ. На чеке будет напечатан отчёт об успешной регистрации.

На сайте нажмите «Завершить регистрацию».

Сформируйте на сайте отчёт о регистрации ККТ. Для этого внесите в таблицу данные из чека.

На вкладке «Список документов, направленных в налоговой орган», скачайте карточку регистрации. На ней будет усиленная квалифицированная подпись налоговой и дата регистрации.

Как налоговая вычисляет тех, кто работает без кассы

Налоговая может проверить интернет-магазин планово: провести контрольную закупку или изучить данные о выбитых чеках через ОФД — предприниматель даже не узнает, что его проверяли.

На интернет-магазин может пожаловаться покупатель. Для этого налоговики разработали приложение «Проверка кассовых чеков». Человек сканирует кьюар-код, и, если приложение говорит «Чек сформирован правильно» и появляется зеленая галочка — всё ок. Если же в чеке ошибки, приложение скажет «Чек некорректен, отправить жалобу?». После этого покупатель вбивает адрес магазина или сайта, где он купил товар, и к предпринимателю приходят с контрольной закупкой.

Такая неприятность случилась с интернет-магазином «Плеер.ру». В первый раз сотрудники налоговой, ФСБ, ОБЭП пришли с обыском в их московский офис в июле 2018 года. Тогда они обнаружили, что в интернет-магазин не фиксировал в налоговой отчетности часть выручки, и работу магазина приостановили на 30 дней. В марте 2019 года сотрудники госорганов пришли с повторной проверкой и снова закрыли магазин на 30 дней. 9 мая в СМИ прошла новость о том, что магазин возобновил свою работу, но по состоянию на 15 мая, сайт не работает.

Что будет нарушителям

За работу без кассы предпринимателя оштрафуют: заберут от ¼ до ½ платежей мимо кассы, но не меньше 10 000 ₽.

Если предприниматель получил штраф, но продолжает работать без кассы и уже продал товара на 1 000 000 ₽, руководителю запретят занимать эту должность в течение одного-двух лет, а бизнес закроют на срок до 90 дней.

Как избежать штрафа

За работу без кассы. Предпринимателю нужно исправиться до того, как налоговая его поймает. Ему нужно купить кассу, зарегистрировать и пробить чек коррекции на сумму выручки, которая прошла без кассы. После этого — написать объяснительную записку в налоговую. Штрафа не будет (п. 7 ст. 4.2 КоАП РФ).

За нарушения при работе с кассой. Если инспектор во время проверки обнаружил, что предприниматель продал товар и не пробил чек или вообще работает без кассы, ему точно выпишут штраф. Но если бизнесмена поймали на более мелком нарушении, и это произошло впервые, есть шанс отделаться предупреждением.

Попытайтесь договориться во время составления протокола в налоговой инспекции. Делайте упор на то, что совершили ошибку впервые. Возможно, инспектор пойдёт навстречу и заменит штраф на предупреждение. В любом случае, попробовать стоит.

Памятка

1. С 2017 года у каждого интернет-магазина должна быть касса. Если работать без неё, можно попасть на штраф.
2. Онлайн-кассу можно купить физическую или арендовать облачную у компании-производителя. Физические кассы бывают стационарные и переносные. Стационарные — для офиса, переносные — для курьеров.
3. Кассу нужно зарегистрировать в налоговой. Если вы её арендуете, за вас это сделает арендодатель. Если покупаете, должны зарегистрировать её самостоятельно: в налоговой или на сайте nalog.ru.
4. Налоговая вычисляет нарушителей: проводит контрольные закупки и обрабатывает жалобы покупателей через приложение «Проверка кассовых чеков».
5. За работу без кассы бизнесменов штрафуют. Штрафа можно избежать, если исправить нарушение до того, как налоговая это обнаружит. А если инспектор поймает бизнесмена на мелком нарушении впервые, есть шанс отделаться предупреждением.